Con la expansión del COVID-19, muchas organizaciones han optado por desplazar los sitios habituales de trabajo hasta el hogar, involucrando plataformas de videoconferencias como Zoom.
Esta plataforma ofrece servicios dinámicos para realizar videollamadas, permitiendo a los organizadores compartir material visual e interactuar con los participantes. No obstante, si no estás familiarizado con ella puede ser un poco confusa y ocasionarte complicaciones durante la reunión.
En los últimos meses Zoom ha tenido un crecimiento exponencial. Desde diciembre de 2019 ha pasado de tener un máximo diario de 10 millones de usuarios, a más de 200 millones en marzo de 2020. Por ello, te mostramos algunos consejos para utilizar la plataforma Zoom para hacer videoconferencias, aprovechando al máximo todas sus utilidades.
Cómo utilizar la plataforma Zoom para hacer videoconferencias
1. Activa la opción de sala de espera de Zoom
Si utilizas con frecuencia la plataforma Zoom para hacer videoconferencias, es probable que coincidan las horas de finalización e inicio de tus reuniones. Este problema puede dificultar la posibilidad de iniciar con anticipación la actividad, afectando el ingreso de los participantes.
En este sentido, Zoom ofrece la posibilidad de activar la función de «sala de espera». Esta opción te permite retener temporalmente a los usuarios hasta que apruebes de forma individual su participación. Para activar esta función, debes iniciar sesión en tu cuenta en Zoom desde la página web. Seleccionar «Configuración» y habilitar entre las opciones «Sala de Espera».
Si has iniciado sesión desde la aplicación para ordenadores, deberás seleccionar la opción «Reuniones», después «Editar» y habilitar «Sala de Espera» (en opciones avanzadas).
2. Programa Zoom para hacer videoconferencias recurrentes
Si empleas la plataforma Zoom para hacer videoconferencias regulares, puedes habilitar la opción de «Reunión recurrente» y programar la frecuencia con la que te reúnes. Esta función evitará crear múltiples reuniones e invitaciones, ya que la configuración inicial se mantendría sin unir tus diferentes grupos o equipos.
Para activar esta función, debes iniciar sesión en Zoom desde la web, seleccionar «Reuniones», después «Programar una reunión nueva» y habilitar «Reunión recurrente».
Si has iniciado sesión desde la aplicación para ordenadores, deberás seleccionar en la pantalla principal la opción «Agendar» y habilitar «Reunión recurrente».
3. Emplea el control remoto del escritorio durante las conferencias
Otra de las opciones útiles de Zoom es la función de control remoto. Esta configuración te permitirá tener apoyo de otro miembro con funciones de administrador para manipular tu teclado y ratón desde su propia computadora. Para disfrutar de función será necesario utilizar la aplicación de escritorio o la del Smartphone.
Para ceder el control remoto a otro administrador en Zoom deberás tener la pantalla compartida con el resto de los miembros. Asimismo, tendrás que seleccionar en la barra superior la opción «Control remoto» y después el nombre de la persona a la que deseas autorizar.
Esta opción es muy útil para demostraciones o para realizar soporte técnico durante la presentación.
4. Evalúa tu entorno y crea un fondo virtual
En muchas ocasiones no se le presta atención necesaria a los pequeños detalles antes de comenzar las videoconferencias. Esto te puede hacer pasar por malos ratos.
Por tal motivo, será necesario disponer de un lugar apto o utilizar la función «Fondo Virtual» para evitar mostrar aquellos detalles que no quieres transmitir. Esta configuración te ayudará a evitar momentos incómodos al no mostrar el espacio detrás de ti.
Para activar esta función deberás utilizar la aplicación de escritorio de Zoom. Selecciona la opción de configuración (símbolo de engranaje ubicado en la parte superior derecha), después selecciona «Fondo Virtual» y elige una base entre las opciones disponibles.
Si deseas personalizar el fondo, plataformas de diseño como Canva te permiten de hacerlo sin necesidad de tener muchos conocimientos en edición de imágenes.
5. Graba tus reuniones de Zoom
Una de las funciones más útiles de Zoom es la opción de grabar las reuniones en el ordenador o la nube. Eso te permite tener un respaldo. Asimismo, puedes evaluar tu rendimiento posterior o hacerle llegar la información a aquellos miembros que no pudieron unirse o desean verla de nuevo.
Para activar esta función debes configurarla previamente, seleccionando desde la página web de Zoom la opción «Configuración» y posteriormente «Grabación». Desde la aplicación de ordenador debes seleccionar el icono de configuración en la parte superior derecha y después la opción «Grabando».
Una vez iniciada la reunión, podrás activar esta función seleccionando «Grabar» (Alt+R) en la barra inferior de la aplicación para ordenador. Si no configuraste previamente la función, se utilizarán los valores predeterminados.
Puedes activar esta opción para que se grabe de forma automática desde la página web en la opción «Configuraciones».
Es importante tener en cuenta que la versión gratuita solo te permite grabar en tu computadora u ordenador. Asimismo, las reuniones de 3 o más miembros no pueden exceder los 40 minutos, siendo una opción útil para demostraciones y reuniones breves. La versión de pago, por su parte, te permitirá guardar las grabaciones en la nube o transmitirlas en vivo en redes sociales como Facebook, sin límites de tiempo.
6. Evalúa tu apariencia antes de comenzar la videoconferencia
Si se aproxima la reunión en Zoom y no dispones del tiempo necesario para prepararte, puedes utilizar la función «Retocar mi apariencia». Esta opción te ofrece diversos efectos de suavizado de piel, modificando la forma como te verán el resto de los miembros de la videoconferencia.
Para activar esta función deberás acceder desde tu computadora a la aplicación de Zoom para hacer videoconferencias. Seleccionar el icono de configuración, después la opción «Video» en la barra lateral izquierda y activar la función «Retocar apariencia».
7. Recibe notificaciones de palabras clave utilizadas
Si deseas conocer la opinión de los miembros sobre temas en específico, Zoom ofrece la opción de notificación de palabras clave empleadas en el chat. Para activar esta función deberás configurarla previamente:
- Desde la aplicación de escritorio: selecciona el icono de configuración, después «Chatear» y habilita la opción «Recibir notificaciones de palabras clave».
- Desde la aplicación del teléfono: selecciona «Configuración», después «Chat» y activa la opción «Recibir notificaciones de palabras clave».
Una vez activada la función, deberás incluir las palabras de tu interés, intentando ser lo más directo y conciso posible.
8. Bloquea temporalmente el acceso a la videoconferencia
Si una vez iniciada la reunión quieres impedir que más miembros se unan a la videoconferencia de Zoom, puedes habilitar la opción de «Bloquear reunión». Esta función también es útil si deseas mantener un número estable de participantes por sesión.
Para activar esta opción debes acceder desde la aplicación de escritorio de Zoom. Una vez iniciada la reunión selecciona «Participantes» (Ctrl + U), después la opción «Más» y habilitar «Bloquear reunión». Desde la aplicación del teléfono debes seleccionar «Más», después «Reunión» y habilitar esta opción.
Podrás desactivar la función cuando desees y permitir nuevamente el ingreso de participantes.
Conclusión
Zoom es de las plataformas de videoconferencias más utilizadas en la actualidad debido a sus funciones innovadoras y de fácil acceso desde computadoras y teléfonos.
Actualmente muchas organizaciones emplean Zoom para hacer videoconferencias y no paralizar sus actividades por la cuarentena social producto de la COVID-19. Si utilizas esta plataforma para tus reuniones, es importante que te familiarices con ella para hacer videoconferencias exitosas y aprovechar al máximo todas sus funciones. En la página web de Zoom ofrecen pruebas y demostraciones que te permitirán conocer todos sus beneficios.
De igual forma, si empleas Zoom desde tu computadora es recomendable instalar la aplicación Zoom para ordenadores: es gratuita y más dinámica que la versión web.
A diferencia de la aplicación para teléfonos móviles, si accedes desde tu ordenador deberás adquirir una buena cámara, auriculares y micrófono. Esto te ayudará a que los participantes puedan percibir de forma óptima tu presencia y el mensaje que deseas transmitirles.
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Referencias
- Aten, J. (2020). 7 Tips for Using Zoom Videoconferencing With Remote Teams. Para Inc. [Revisado en abril de 2020].
- Zoom Video Communications. Configuraciones de cuenta. [Revisado en abril de 2020].
